Criando um sistema de pedido de estoque com Google Formulários e Power Bi (4/5)

Como vimos anteriormente, por meio dos formulários do Google, criamos um meio de solicitação de material e outro de entrada de material e tendo o recebimento dos dados em uma única base de dados (*.gsheet) na nuvem.

 

Agora, nesta planilha vamos criar uma aba para controlar o estoque tendo consumindo as informações integradas dos dois formulários, borá lá? :)

 

Do lado direito inferior no sinal de “+”, clicar para adicionar uma nova aba e vamos nomeá-la de “Controle_Geral_MTZ”

Após criado, iremos nomear 06(seis) colunas que irão receber as informações que são elas:

Para facilitar vou indicar a referência da célula.

(A1) – Descrição: Esta coluna conterá as informações dos itens que você tem no estoque.

Importante: Os nomes dos itens devem ser os mesmo contidos nos dois formulários (entrada e saída), pois caso estejam diferentes o processo não funcionará corretamente.

(B1) – Unidade de Medida: Aqui vamos especificar se a unidade de medida é pacote, unidade, caixa... etc.

(C1) – Estoque Inicial: Indicamos a quantidade inicial daquele item.

(D1) – Saída: Receberá, por meio de fórmula, a quantidade solicitada no formulário, após confirmação de entrega.

(E1) – Entrada: Receberá, por meio de fórmula, a quantidade adquirida, informada no formulário de entrada.

(F1) – Saldo: Receberá, por meio de fórmula, o cálculo do estoque inicial menos a diferença entre saída e entrada.

Feito isso nossa planilha terá esta cara:

 Com as abas e colunas criadas, iremos acionar as fórmulas, uma vez que a informação do nome do material e estoque inicial depende de uma carga manual, onde você irá determinar estes dados, ok?

 Outro ponto, por utilizar planilhas Google, as fórmulas podem sofrer alterações em relação ao Excel, mas vou mostrar isso adiante.

(D1) – Saída: Fórmula:

=SOMASES('Saídas'!E:E;'Saídas'!D:D;H2;'Saídas'!F:F;"="&"S")

Explicando a fórmula:

=SOMASES('Aba das saídas'!Coluna com a qtd. solicitada;'Aba das Saídas'!Coluna com os nomes do materiais;na aba matriz, a linha com o nome do item;'Aba das Saídas'!Coluna de confirmação de entrega;"="&"S")

(E1) – Entrada: Fórmula:

=SOMASE(Entradas!C:C;H2;Entradas!D:D)

Explicando a fórmula:

=SOMASE(Aba de Entradas!Coluna com o nome dos itens;indicação da linha com o nome do produto, na aba de controle;Aba de Entradas!Coluna com a quantidade de entrada)

(F1) – Saldo: Fórmula:

=C2-(D2-E2)

Explicando a fórmula:

=Linha estoque incial-(Linha saída-linha entrada)

Com isso criamos um ciclo, onde quem solicita recebe um e-mail com a confirmação, quem dá entrada também recebe um e-mail e os controladores também são notificado acerca de novos preenchimentos, legal né?

No próximo post, falaremos sob a inclusão do formulário no Power Bi... até lá

Criando um sistema de pedido de estoque com Google Formulários e Power Bi (3/5)

Terminamos a primeira etapa, onde criamos um formulário de solicitação de material e criamos uma planilha Google Sheet (*.gsheet) que irá receber as informações dos solicitantes, bem como um link que iremos compartilhar com os nossos usuários. 

Agora, vamos iniciar a construção do formulário de entrada de materiais, onde apenas quem controla o estoque poderá movimentá-lo, uma vez que isso irá acrescentar itens ao estoque e um dado incorreto, pode dificultar o controle. 

No Google Forms, do lado esquerdo superior, vamos criar um novo formulário.

  

Vamos nomeá-lo de “Solicitação de Materiais (Entrada) e exigir que o email seja preenchido.

 

Agora um ponto bem delicado deste processo, para que funcione nosso “sistema” é de suma importância que o nome dos itens sejam exatamente iguais ao nosso formulário de solicitação, pois ele será nossa chave de ligação.

  

E como nosso primeiro formulário, vamos criar um campo de quantidade para especificar o volume de entrada.

                                              

Agora vamos disponibilizar um link de nosso formulário, clicando em “Enviar”.

  

E depois no campo de criação de link e no combo para encurtar o link.

           

E como complemento notificar que houve preenchimento do formulário de entrada.

Vamos clicar na engrenagem, do lado direito superior.

  

E configurar o recebimento.

 

Por fim, vamos clicar agora em “respostas” e nos três pontos.

Irá abrir uma nova janela e vamos clicar em “Selecionar o destino da resposta”

Lembra da planilha onde daremos registros as saídas? Pois bem, ela também irá receber as respostas de entradas.

E agora, na nova janela, indicamos a planilha de destino, que no nosso modelo será a planilha que geramos no formulário anterior.

Bem, agora criamos os dois formulários de movimentação e unificamos isso em uma única planilha e o melhor... tudo na nuvem... E sem que seja necessário investir valores, lembrando, tudo tem seu pró e contra e cabe a você validar estas questões... no próximo post veremos um pouco mais acerca da planilha de controle... Até lá :)